Che cosa è libro firma

Obiettivo del progetto Confirma è stata la realizzazione di un sistema per la firma di documenti digitali utilizzando dispositivi mobili. Tale sistema offre alle aziende una soluzione interamente basata su strumenti elettronici per gestire flussi di lavoro attualmente basati sulla firma di documenti cartacei.

Un tipico processo di firma su supporto cartaceo prevede il tracciamento di un segno grafico (firma autografa o sigla) su un foglio di carta. Prima di essere firmato il documento deve essere stampato e presentato al firmatario; dopo la firma deve essere conservato a riprova dell'approvazione o autorizzazione dei contenuti.

Questo processo richiede diversi passaggi (e tempi/costi) dedicati a operazioni che hanno unicamente a che vedere con la gestione del supporto (stampa, eventuale duplicazione, archiviazione) anziché con il contenuto.


In caso di contestazione deve essere sempre possibile recuperare il documento firmato per verificare l’autenticità della firma. Il progetto Confirma intende rendere visionabile i documenti firmati in maniera rapida senza carta e in mobilità.

Con Confirma sarà possibile abbattere i costi legati alle operazioni di gestione del supporto cartaceo: il documento viene trasferito via rete dal sistema di gestione documentale al dispositivo del firmatario, e una volta firmato torna al sistema di gestione documentale.

L'archiviazione elettronica consente di rendere disponibile il documento a tutti gli attori interessati, senza bisogno di produrre duplicati, e ne permette il recupero immediato anche a distanza di tempo.

Come funziona confirma

Confirma ha l’obiettivo di creare un sistema ingegnerizzato in grado di gestire su Tablet e Device la creazione e la modifica di documenti e la loro autorizzazione attraverso la firma autografa.

Gestire in mobilità ogni processo autorizzativo. Lo scenario di base utilizzato per definire l'architettura di riferimento di Confirma è quello cui si è già fatto cenno, sostitutivo del libro firma cartaceo.


Il firmatario utilizza un tablet o smartphone per visualizzare la lista dei documenti da firmare. È possibile visualizzare il contenuto, mittente ed orario invio e firmare attraverso il touch screen. Il documento firmato viene quindi rinviato al server in background e non richiede una connessione permanente alla rete.


È possibile firmare un singolo documento scaricabile tramite posta elettronica o Web, le modalità di firma restano inalterate ma non viene effettuato alcun trasferimento verso un sistema di gestione documentale. Questo può essere realizzato dall' app mobile in versione “stand-alone”.


È possibile integrare un sistema esterno di gestione del workflow. In questo caso è possibile inoltrare il documento ad un ufficio incaricato dell'esecuzione della pratica o inoltrarlo ad un firmatario successivo per ulteriore approvazione. Per integrarsi in un sistema di gestione di workflow la app mobile deve prevedere le azioni di “Approvazione” e “Rifiuto” (con o senza apposizione di firma).


Con l'Integrazione di un sistema esterno di gestione documentale, non è più necessario firmare l'intero documento ma anche solo singole parti (o versioni) di un documento in corso di scrittura da parte di più attori. Il sistema di gestione documentale si occupa sia della distribuzione del documento ai diversi attori che della gestione delle diverse versioni del documento.


Attraverso il confronto di campioni precedentemente depositati dal firmatario, è possibile usufruire di un servizio di riconoscimento firma. Il servizio fa parte di una versione "estesa" dell'app ed è in fase di sviluppo sperimentale.

Componenti confirma

Data la varietà di scenari ipotizzabili, Confirma è progettato come un sistema aperto, disponibile sia in una configurazione di base autosufficiente, sia come insieme di servizi accessibili tramite interfacce applicative (API) basate su protocolli Web, facilmente integrabile con sistemi esterni.

Di seguito troviamo la configurazione di base di Confirma, una configurazione autosufficiente e capace di realizzare i principali casi d'uso. Questa configurazione comprende i seguenti elementi.


Mobile app: una app per dispositivi mobili (Android, iOS) la cui principale funzionalità è l'inserimento di una firma in documenti PDF. Questa funzionalità è disponibile anche in assenza di connessioni di rete. La mobile app realizza inoltre le funzioni di client dell'infrastruttura cloud.


Infrastruttura cloud: sistema di gestione di file accessibili tramite protocolli Web. Questo componente ha lo scopo di sincronizzare i documenti tra server e mobile app, nelle due direzioni. Una volta effettuata la sincronizzazione il documento può essere visualizzato e firmato sulla mobile app anche senza connessione alla rete.


Sistema di gestione documentale: un insieme di procedure e di tabelle di database, eseguite sul server per l'indirizzamento dei documenti e la gestione del loro stato. Le funzionalità di questo sistema costituiscono il minimo indispensabile per l'erogazione dei servizi e non realizzano un completo sistema di gestione documentale.


Web services: servizi richiamabili da applicazioni esterne via protocollo HTTP per effettuare tutte le operazioni di gestione del workflow documentale (invio documento da firmare, controllo dello stato, recupero documento firmato).


Web app: interfaccia Web per l'accesso ai servizi. È concepita per contesti in cui Libro Firma opera in modo autosufficiente, senza integrarsi con sistemi esterni.

A chi è rivolto confirma

Il contesto di utilizzo più naturale è costituito da aziende, pubbliche e private, dove viene effettivamente utilizzato un Libro firma cartaceo per l'approvazione di documenti da parte di un responsabile.

Il libro firma cartaceo viene sostituito da una lista di documenti elettronici visualizzati su mobile con un'interfaccia utente simile a quella della posta elettronica. L'utente può firmare i documenti tracciando un segno grafico sullo schermo del dispositivo o avvalendosi di un pennino.

Anche nelle aziende in cui non è utilizzato un “libro firma” cartaceo, Confirma offre uno strumento per la presa visione o approvazione di documenti digitali. La firma dell'utente costituirà lo stato di presa visione o approvazione di un documento immediatamente visibile a tutti gli attori interessati, sia interni che esterni all'azienda (per esempio fornitori).

Confirma non intende sostituire sistemi di gestione del workflow o di gestione documentale esistenti, intende apportare un valore aggiunto con un servizio innovativo e fruibile in condizioni di mobilità. Confirma può integrarsi agevolmente con processi aziendali consolidati, senza richiedere un ridisegno dei processi chiave ma rendendo superflue le attività di produzione, scansione, catalogazione e archiviazione di documenti cartacei.

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